בעיית המזכירה היא מושג מתמטי שפותח על ידי חוקרים בתחום תורת ההחלטות לתאר מצב שבו ישנה מזכירה שצריכה לבחור אחד ממספר מועמדים שמתראיינים בזה אחר זה.

לאחר הראיון מחליטים אם לקבל את המועמד או לשלול אותו ללא הזדמנות להשוות ביניהם.
אפשר רק לבחור במועמד או לוותר עליו ולעבור להבא בתור.

הבעיה שהגדירו החוקרים היא – איך המזכירה תוכל לקבל החלטה אופטימלית ולבחור את המועמד הטוב ביותר, מבלי לדעת מה יגיעו עוד בעתיד?

תפקידו של מנהל גיוס הוא לאתר, לגייס ולשלב בארגון את המועמדים הטובים ביותר לתפקידים הפנויים. זוהי משימה מורכבת הכרוכה בקבלת החלטות תחת אי-ודאות, שכן לא תמיד ידוע מראש מי יהיה המועמד המושלם.

האסטרטגיה המתמטית הטובה ביותר לפי בעיית המזכירה היא לדחות 37% מהמועמדים הראשונים ולאחר שהבנו "מה השוק מציע" , לבחור במועמד הבא בתור שיותר טוב מהקודמים.

דרך זו תעזור גם למנהל הגיוס להימנע מהטיות קוגניטיביות ולקבל החלטות אופטימליות יותר וגם זה יאפשר לו לראיין יותר מועמדים ובכך להגדיל את סיכויי הארגון למצוא את המועמד המתאים ביותר.

בנוסף, בעיית המזכירה מאירה נקודה כי חשוב לא לחזור על החלטות קודמות ולדבוק בבחירה שכבר אושרה. גם כאן יש חשיבות רבה שמנהל הגיוס ימליץ על מועמד סופי ויניח את ספקותיו מאחור.

בעיית המזכירה מספקת כלים ותובנות משמעותיים למנהל גיוס בתהליך קבלת ההחלטות וגיוס המועמדים המתאימים ביותר לארגון. זהו קשר מועיל בין תורת ההחלטות ליישומה בעולם העסקי.

ובכל זאת, האם יש יתרון בדחייה המיידית של מועמדים על פי המלצות בעיית המזכירה, או שעדיף להשוות מספר מועמדים יחד תוך השהיית ההחלטה?

יש הטייה טבעית להאמין שהשהיית ההחלטה והשוואת מספר מועמדים יחדיו עדיפה, מאחר שזה מקטין את הסיכוי לדחות בטעות את המועמד המתאים ביותר.

עם זאת, יש שיקולים התומכים בדחייה המיידית של מועמדים על פי המלצות בעיית המזכירה:

– השהיית התשובה אינה תמיד אפשרית, למשל אם המועמד מקבל הצעות תעסוקה אחרות.

– ככל שמאריכים את תהליך הבחירה, עלולים לאבד מועמדים טובים.

– קשה לבחור באופן אופטימלי כשיש הרבה מועמדים, בעוד שדחייה מאפשרת השוואה בין מספר מוערך יותר.

– האסטרטגיה המתמטית של בעיית המזכירה תומכת בדחייה כדרך למקסם את סיכויי בחירת המועמד הטוב ביותר.

מקרים בהם לא הייתי ממליץ ליישם את המלצות בעיית המזכירה באופן מוחלט:

1. אם מדובר בתפקיד ייחודי או בעל השלכות אסטרטגיות גבוהות, שבו כל טעות בבחירת מועמד עלולה לגרום לנזק.

2. אם מספר המועמדים הפוטנציאליים קטן מאוד, ודחיית אפילו מועמד אחד משמעותית.

3. אם המיומנויות הדרושות אינן מוגדרות היטב ויש אי-ודאות גדולה מהו הפרופיל האידיאלי.

4. אם מדובר במקצועות נדירים שבהם היצע המועמדים נמוך, ודחייה עלולה לגרום לאיבוד הזדמנות.

5. אם איכות המועמדים ויכולת הבחירה הסובייקטיבית של המגייס עלולים להשפיע באופן משמעותי על ההחלטה.

6. אם אתם עובדים מול חברת השמה כמו ׳מימד אנושי׳ 😉 שמסוגלת לספק מספר גדול דיו של הפניות איכותיות באופן מהיר, עשויה לאפשר למגייס להימנע מדחייה מיידית של מועמדים ראשונים וכך ניתן יהיה להשוות בין מגוון רחב יותר של מועמדים פוטנציאליים בטרם קבלת ההחלטה.

לסיכום,

– תאוריית בעיית המזכירה היא כלי מושגי מעניין שיכול לתרום לקבלת החלטות אופטימליות יותר. עם זאת, יש ליישם אותו בצורה אחראית תוך שיקול של נסיבות מקומיות.

– יש חשיבות לבחון כל מועמד באופן הולם ולא לדחות מיד. אולם כאשר המצב והמשאבים מאפשרים, המלצות התאוריה יכולות לתרום.

– יש להתחשב גם בגורמים אנושיים ולא לבסס את ההחלטה רק על המלצות תאורטיות.

– במקרים של תפקידים רגישים או עם השלכות אסטרטגיות, יש לנקוט זהירות רבה יותר.

– ככל שניתן, מומלץ להגדיל את מאגר המועמדים הפוטנציאליים כדי לאפשר בחירה מגוונת יותר.

בהצלחה